ארגון אירוע בראש ובראשונה דורש זמן השקעה והמון תשומת לב לפרטים הקטנים והגדולים כאחד. משמעותו של אירוע מוצלח , היא בעצם העובדה כי לא ישכח עוד הרבה זמן. אירוע כזה דורש הכנה בהתאם וכמובן אנשי מקצוע אשר ילוו אתכם למין הרגע הראשון.
לדוגמא הערכות למסיבת יום הולדת צריכה להיעשות כחודש חודשיים לפני התאריך המיועד חתונה לעומת זאת רצוי להתחיל לתכנן מינימום חצי שנה לפני התאריך שנקבע. ברור שאלו המלצות בלבד לגבי תכנון הזמנים אך העיקר הוא לא להשאיר דברים לדקה האחרונה ואם אין לכם ניסיון כדי להיוועץ עם חברת הפקות או איש מקצוע.
בארגון אירוע גדול וחשוב כמו חתונה כדאי ואפילו ממומלץ לשכור את שירותי חברת הפקה מקצועית אשר תלווה אתכם לאורך כל האירוע ותדאג שהאירוע שלכם יהיה השיחה הבאה ביום שישי בסלון …אתם וודאי תגלו שהעזרה שקיבלתם מחברת ההפקה חסכה לכם המון כסף , זמן וכאבי ראש מיותרים אך בעיקר הפכה את האירוע שלכם למיוחד ובלתי נשכח .
הפקת אירוע מורכבת מכמה נקודות עיקריות שכדאי לשים אליהן לב :
1. בחירת מקום האירוע: כדי לבחור סגנון מסוים שמתאים לכם מראש כשבאים לבחור את המקום , כמובן חשוב שלמקום יהיה ביטוח שמכסה את כמות האורחים שהזמנתם לאירוע . אם התקציב שלכם מאפשר לחגוג בלי חשבון אז השמיים הם הגבול ואין סוף למקומות המיוחדים שאפשר להתאים לחתונה או לכל מאורע חשוב אחר , אולם גם אם אתם מוגבלים בתקציב עדיין ניתן לערוך אירוע מיוחד וייחודי בתקציב שהוא בהחלט מוגבל מראש ועל כך כדאי לכם לדון עם המפיק שלקחתם .
2. בחירת קונספט לאירוע: לאחר בחירת המקום כדאי לבחור את הקונספט לאירוע בהתאם לסוג האירוע זו יכולה להיות מסיבה שמרנית לחברה עסקית שעוסקת בפיתוח מוצר או מסיבה מטריפה עם בועות סבון זיקוקים , מפלי שוקולד ונהרות שמפנייה שאותה מלווים מיצגים המשתלשלים מהתקרה. אפשר למצוא רעיונות לתוכן המסיבה כיד הדמיון שלכם ואפשר גם לפנות לחברת הפקה שתמיד יהיו להם רעיונות מקוריים ואישיים למסיבה שלכם ., כי הרי אתם לא רוצים שהאירוע שלכם יראה בדיוק כמו האירוע של מירי השכנה…
3. רשימת מוזמנים : את רשימת המוזמנים כדאי להכין מראש ולשלוח תוך פרק זמן של שלושה שבועות לפחות מתאריך האירוע על מנת שהמוזמנים שלכם יוכלו להתארגן ולפנות לעצמם זמן על מנת להגיע לאירוע שלכם . כדאי מאוד גם לבדוק שאין משחק נבחרת חשוב ביום האירוע או לחילופין גמר של " האח הגדול " …. להזמנות לאירוע תצרפו גם מפת הגעה למנוע סיבוכים מיותרים בדרך .
4. ולבסוף כדאי מאוד לחשוב על סוג הכיבוד אותו תגישו במסיבה עדיף לדעת מה הטעם של האורחים אותם הזמנתם ולבחור תפריט אשר מתאים כמעט לכל סוגי האורחים וללכת על בטוח . חשוב לא לשכוח אורחים צמחונים וכמובן ילדים קטנים שישמחו לתשומת לב בצורת שניצל אגדי ומנת צ’יפס.
מומלץ לבדוק אם המקום אותו שכרתם מעניק שירותי הסעדה או שאתם צריכים לדאוג לשירותי הסעדה חיצוניים במקרה הזה תמיד תבררו עם בעלי המקום אם ישנה חברת הסעדה מומלצת שאיתה הם מרבים לעבוד גם במקרה הזה כדאי מאוד לבדוק עם מפיק האירוע שלכם חוות דעת על נותני השירות השונים בתחום הקייטרינג מאשר להתאכזב באירוע שלכם .
5. ודבר אחרון ולא פחות חשוב השתדלו להגיע רגועים ושמחים לאירוע שלכם כי אחרי הכול אתם כאן כדי ליהנות .
