בחירת מערכת נוכחות נראית לפעמים כמו החלטה פשוטה: צריך לדעת מתי העובדים נכנסו ומתי יצאו. בפועל, ברגע שיש כמה עובדים, משמרות, עבודה מהשטח או חיבור למערכת שכר, התמונה הופכת מורכבת יותר.
מערכת טובה לא צריכה רק לאסוף שעות. היא אמורה להקל על המנהלים, לצמצם טעויות, לאפשר בקרה טובה יותר ולעזור להכין את הנתונים לשכר בצורה מסודרת.
לכן, לפני שבוחרים פתרון, כדאי לעצור ולבדוק איך העסק באמת עובד ביום-יום.
איפה העובדים מדווחים?
זו אחת השאלות הראשונות שצריך לשאול.
בעסק שבו כולם מגיעים לאותו משרד, מפעל או חנות, שעון פיזי יכול להיות פתרון נוח מאוד. לעומת זאת, בעסק עם טכנאים, אנשי מכירות, צוותי שטח או עובדים היברידיים, שעון שמותקן בכניסה למשרד לא בהכרח פותר את הבעיה.
במקרים כאלה, אפשר לשלב בין כמה שיטות דיווח:
שעון פיזי בכניסה לעסק.
דיווח דרך אפליקציה.
דיווח מהמחשב.
פתרון משולב לכמה סוגי עובדים.
בחירה של שעון נוכחות לעסק צריכה להתבסס קודם כל על צורת העבודה בפועל, ולא רק על סוג המכשיר שנראה הכי מתקדם.
לדוגמה, אם מחצית מהעובדים נמצאים במשרד ומחצית בשטח, מערכת שמאפשרת לשני הצדדים לדווח לאותו מקום תהיה הרבה יותר שימושית משני פתרונות נפרדים.
חשוב שהמערכת תתאים לתהליך השכר
אחת מנקודות החיכוך הקבועות בעסקים היא סוף החודש.
אם נתוני הנוכחות נמצאים במערכת אחת והשכר במערכת אחרת, מישהו צריך לבדוק, לתקן, לייצא ולעיתים גם להקליד מידע מחדש.
כאן מתחילות טעויות.
לכן, לפני שבוחרים מערכת נוכחות, כדאי לבדוק אם היא יודעת לעבוד בצורה נוחה עם מערכת השכר שבה העסק כבר משתמש.
לא תמיד חייבת להיות אינטגרציה מלאה בזמן אמת. במקרים רבים מספיק שהמערכת תדע להפיק קובץ מסודר בפורמט המתאים לתוכנת השכר.
הדבר החשוב הוא לצמצם ככל האפשר מעבר ידני של מידע.
אם בכל סוף חודש מנהל או חשב שכר עדיין צריך לעבור עובד-עובד ולחשב בעצמו שעות רגילות, שעות נוספות, חופשות והיעדרויות, המערכת כנראה לא חוסכת מספיק עבודה.
דיווח שעות הוא רק חלק מהעניין
מערכת נוכחות טובה יכולה לתת הרבה יותר מאשר שעת כניסה ושעת יציאה.
עבור מנהל, הערך נמצא לעיתים דווקא בתמונה הרחבה:
מי הגיע היום?
מי עדיין לא דיווח?
האם עובד מסוים חורג באופן קבוע משעות העבודה?
כמה שעות נוספות הצטברו במחלקה מסוימת?
האם יש פער בין סידור העבודה לבין מה שקרה בפועל?
כאשר דיווח נוכחות נאסף בצורה מסודרת ואחידה, אפשר להשתמש בנתונים האלה לא רק לצורך תלוש השכר, אלא גם כדי להבין טוב יותר את אופן העבודה בעסק.
למשל, מנהל יכול לזהות צוות שבו שעות נוספות חוזרות בכל שבוע, או משמרת שבה יש באופן קבוע מחסור בכוח אדם.
הנתונים לא מקבלים את ההחלטה במקומו, אבל הם נותנים לו בסיס טוב יותר להבין מה קורה.
עובדים במשרד ועובדים בשטח לא צריכים בהכרח את אותו פתרון
אין סיבה שעובד בקבלה ועובד שמגיע ישירות לבית הלקוח ידווחו באותה דרך.
במשרד, מפעל או חנות, שעון פיזי הוא פתרון פשוט וברור. בעבודת שטח, אפליקציה יכולה להיות הרבה יותר טבעית.
בחלק מהמערכות ניתן גם להגדיר מיקום שבו מותר לבצע דיווח, או לתעד את המיקום בעת הדיווח, בהתאם למדיניות הארגון ולדרישות הפרטיות הרלוונטיות.
זה יכול להיות שימושי במיוחד בחברות שירות, ניקיון, תחזוקה, אבטחה או התקנות, שבהן העובד מתחיל את יום העבודה אצל לקוח ולא במשרד.
היתרון הגדול של מערכת אחת הוא שכל הדיווחים מגיעים לאותו מקום, גם אם כל עובד דיווח בדרך אחרת.
אל תשכחו את העובדים עצמם
מערכת נוכחות יכולה להיות מצוינת מבחינה טכנית ועדיין ליצור הרבה תסכול אם היא מסורבלת לשימוש.
אם לוקח לעובד כמה דקות לדווח, אם צריך לזכור סיסמה מורכבת או אם תיקון של טעות דורש שלושה שלבים ואישור של מנהל, סביר שהמערכת תייצר יותר שאלות ותמיכה.
לכן חשוב לבדוק גם את חוויית השימוש.
כדאי לשאול:
האם העובד מבין מיד איך לדווח?
האם ניתן לראות את שעות העבודה שכבר נרשמו?
האם אפשר לבקש תיקון במקרה של טעות?
האם בקשת חופשה או דיווח מחלה נעשים באותה מערכת?
בסופו של דבר, מערכת נוכחות היא כלי שהעובדים משתמשים בו כמעט בכל יום. ככל שהשימוש פשוט יותר, כך קל יותר להטמיע אותה.
ביומטריה היא לא תמיד חובה
זיהוי פנים או טביעת אצבע יכולים להיות שימושיים כאשר רוצים לזהות את העובד באופן ישיר ולהימנע משימוש בכרטיסים או קודים.
אבל לא בכל עסק יש צורך בפתרון ביומטרי.
לפני שבוחרים אותו, כדאי להבין מה הבעיה שרוצים לפתור.
אם החשש המרכזי הוא שעובדים מדווחים זה עבור זה, זיהוי ביומטרי יכול להיות פתרון מתאים. אם המטרה היא בעיקר לאפשר דיווח קל לעובדי משרד, ייתכן שכרטיס, קוד אישי או אפליקציה יספיקו.
בכל מקרה שבו נעשה שימוש במידע ביומטרי, חשוב לבחון גם את אופן שמירת המידע, הרשאות הגישה, מדיניות הפרטיות והאופן שבו הספק מטפל באבטחת הנתונים.
זה תחום שבו כדאי לשאול שאלות ולא להסתפק במשפט כמו "המידע מאובטח".
מה קורה כשיש טעות בדיווח?
זה אולי נשמע כמו פרט קטן, אבל זו אחת הפעולות הנפוצות ביותר בכל מערכת נוכחות.
עובד שכח לדווח כניסה.
מישהו דיווח יציאה מוקדם מדי.
עובד בשטח לא הצליח להיכנס לאפליקציה.
בכל אחד מהמקרים האלה צריך לבצע תיקון.
כדאי לבדוק מראש איך התהליך עובד: האם העובד יכול לשלוח בקשת תיקון? האם המנהל מקבל אותה לאישור? האם נשמר תיעוד של השינוי?
מערכת שמאפשרת תיקונים מסודרים יכולה לחסוך הרבה הודעות וואטסאפ, מיילים ורשימות ידניות בסוף החודש.
שירות ותמיכה חשובים לא פחות מהמערכת
ברגע שמערכת נוכחות הופכת לחלק מתהליך השכר, היא כבר אינה עוד תוכנה שולית.
אם יש תקלה בסוף החודש, מישהו צריך לדעת לתת מענה.
לכן כדאי לבדוק לפני הרכישה:
איך מקבלים תמיכה?
האם השירות ניתן בעברית?
מי מטפל בתקלה בשעון פיזי?
האם יש הדרכה למנהלים?
האם הספק עוזר בהגדרת הסכמי העבודה והדוחות?
מה קורה כאשר מצטרפים עובדים או סניפים חדשים?
ב-JBClock, לדוגמה, המערכת מיועדת לשלב בין דיווחי עובדים, ניהול נוכחות והכנת הנתונים להמשך תהליך השכר, לצד תמיכה והטמעה.
גם אם בוחרים ספק אחר, אלה בדיוק הדברים שכדאי לבדוק מראש.
איך יודעים שהמערכת באמת מתאימה?
לפני שמחליפים מערכת קיימת או מתקינים חדשה, כדאי למפות כמה תהליכים פשוטים.
כמה זמן לוקח כיום להכין את נתוני השכר?
כמה תיקונים מתבצעים בכל חודש?
כמה עובדים מדווחים מחוץ למשרד?
האם מנהלים יכולים לראות בזמן אמת מה קורה בצוות?
והאם העובדים יודעים לבדוק בעצמם את נתוני הנוכחות שלהם?
התשובות לשאלות האלה עוזרות להבין מה באמת חסר.
לפעמים העסק בכלל לא צריך עוד פונקציות. הוא צריך מערכת פשוטה יותר. במקרים אחרים, הבעיה היא דווקא שהפתרון הקיים אינו מחובר מספיק לשאר תהליכי העבודה.
מערכת נוכחות טובה היא לא בהכרח זו עם הכי הרבה אפשרויות.
היא צריכה להתאים למבנה העסק, לאופן שבו העובדים עובדים ולתהליך שבו הנתונים עוברים בסוף החודש לשכר.
לעסק קטן עם משרד אחד יתאים פתרון שונה לחלוטין מחברה עם עובדים בשטח, כמה סניפים ומשמרות.
לכן, לפני שמסתכלים על דגמים או מחירים, כדאי להתחיל מתהליך העבודה הקיים ולזהות איפה באמת מתבזבז זמן.
ברגע שהבעיה ברורה, הרבה יותר קל לבחור מערכת שפותרת אותה במקום להוסיף עוד שכבה של טכנולוגיה.
