לפני שמחשבים שכר לעובד חדש צריך לקבל ממנו את כרטיס העובד, הכוונה לטופס 101, עם פרטים אישיים, מצב משפחתי, הכנסות נוספות ובקשה לנקודות זיכוי.
הדרך הנוחה לאסוף את כל אלה היא טופס 101, שהעובד ממלא וחותם עליו בעצמו, והנתונים מגיעים בצורה מסודרת לכל מי שמטפל בשכר.
בחברת iCount הכנו עבורכם את כל מה שצריך לדעת, כדי שההתחלה עם העובד החדש תהיה נכונה כבר מהיום הראשון.
מהו טופס 101 ולמה העובד צריך למלא אותו?
טופס 101 מקוון דיגיטלי אונליין, הוא הכלי שבאמצעותו המעסיק יודע כמה מס הכנסה לנכות מהשכר, העובד ממלא אותו בתחילת העבודה ובתחילת כל שנת מס, ומוסר אותו למעסיק יחד עם צילום תעודת זהות וספח, בתוך 7 ימים מתחילת העבודה.
אם הטופס חסר, המעסיק מנכה מס בשיעור מרבי, שעומד על 47 אחוזים, והעובד מאבד את הזיכויים שמגיעים לו.
שימו לב: טופס אלקטרוני צריך להיות מופק במערכת שאושרה לשימוש על ידי רשות המיסים.
אילו פרטים העובד צריך למסור?
הטופס מחולק לכמה חלקים, ובהם העובד מתבקש למסור:
- פרטים אישיים ופרטי קשר
- מצב משפחתי ופרטי בן או בת הזוג
- מספר הילדים ותאריכי הלידה שלהם
- הכנסות נוספות, אם יש
- בקשה לנקודות זיכוי, בצירוף מסמכים תומכים
אם לעובד יש הכנסה נוספת (למשל מעסיק שני) יש צורך בתיאום מס מרשות המיסים, בלעדיו המעסיק ינכה מס מרבי.
מה היתרון של תהליך מקוון לעומת טופס ידני?
אמנם המעבר מהתנהלות עם ניירת פיזית למסך נראה לא משמעותי, אבל הוא משפיע על כל שלב בקליטת העובד. הנה ההבדלים העיקריים בין שתי הדרכים:
| טופס מקוון | טופס ידני | היבט |
| מילוי וחתימה מכל מקום | ניירת שעוברת מיד ליד או בדואר | איסוף |
| בדיקות מובנות לפני השליחה | שדות שנשארים ריקים וחוזרים לתיקון | שלמות הנתונים |
| הנתונים מועברים כפי שמולאו | הקלדה מחדש למערכת השכר | טעויות |
| עדכון על גבי טופס חדש בתהליך מסודר | טופס חדש על נייר, לפעמים אחרי שבועות | עדכון |
| אחסון ממוחשב וקל לשליפה | תיקיות ונייר מפוזר | שמירה |
| זמין לעובד ולמטפל בשכר בכל שעה | צריך להגיע או לסרוק | נגישות |
איך קולטים עובד חדש בלי לפספס פרט?
כדי שטופס 101 מקוון דיגיטלי אונליין יעבוד כמו שצריך, כדאי לפעול בסדר הבא:
- שלחו את הטופס לעובד כבר ביום הראשון, לפני שחל חישוב ראשון של שכר
- בקשו צילום תעודת זהות עם ספח, כדי שהפרטים יהיו תואמים
- בדקו שהעובד סימן אם יש לו הכנסות אחרות וביקשו תיאום מס במקרה הצורך
- ודאו שלכל בקשה לנקודות זיכוי מצורף המסמך הנדרש
מתי צריך לעדכן את הפרטים ולא רק בתחילת העבודה?
לא מדובר בטופס חד פעמי, בתחילת כל שנת מס העובד ממלא טופס חדש, ויכול להיות שיידרש למלא גם באמצע השנה, שכן כל שינוי בפרטים מחייב עדכון, למשל שינוי במצב המשפחתי, לידה של ילד, התחלה או סיום של עבודה נוספת או שינוי בזכאות לנקודות זיכוי.
בטופס 101 מקוון דיגיטלי אונליין העדכון מתבצע על גבי טופס חדש, בתהליך מסודר שמשאיר תיעוד. כדאי לעדכן מהר, כי מס שנוכה לפי פרטים ישנים עלול לא להתאים למצב העובד.
מה הקשר בין המעבר לטופס מקוון לבין הדיגיטציה בעסקים?
טופס 101 הוא רק דוגמה אחת לתהליך שעבר מנייר למסך, עסקים רבים מעבירים לסביבה דיגיטלית את החשבוניות, ההוצאות והחתימות, כדי לחסוך זמן ולהקטין טעויות.
iCount היא חברה ותיקה בתחום התוכנה העסקית, אנחנו ממשיכים לפתח פתרונות דיגיטליים בהתאם לאופן שבו עסקים עובדים כיום, ואת היתרונות רואים במערכת שמתפתחת עם צורכי העסק ולא נשארת מאחור מבחינה טכנולוגית.
בסופו של יום, טופס 101 אונליין היא הדרך הפשוטה לקבל מהעובדים את כל מה שנדרש לחישוב נכון של המס והשכר, אנחנו מזמינים אתכם להכיר את הפתרונות הדיגיטליים של iCount.
שאלות נפוצות
האם אפשר לחשב שכר לפני שהעובד מילא טופס 101?
אפשר, אבל המעסיק ינכה מס בשיעור מרבי, עדיף לקבל את הטופס לפני החישוב הראשון.
תוך כמה זמן העובד צריך להגיש את הטופס?
בתוך 7 ימים מתחילת העבודה, בצירוף צילום תעודת זהות עם ספח.
האם צריך למלא את הטופס מחדש בכל שנה?
כן, בתחילת כל שנת מס, ואם פרטי העובד משתנים במהלך השנה, יש לעדכן אותם.
מה עושים כשלעובד יש שני מעסיקים?
העובד צריך להגיש למעסיק תיאום מס מרשות המיסים, בלי תיאום כזה ינוכה מס מרבי.
